Giao tiếp trước đám đông thông thường nếu người nào thiếu kỹ năng giao tiếp ứng xử khéo léo hay kinh nghiệm giao tiếp ứng xử thì rất run, và quên mất những gì muốn nói, không biết nói chuyện về vấn đề gì. Để giao tiếp hiệu quả, mỗi người luyện tập thường xuyên nhưng không cần luyện tập nhiều, chỉ cần mỗi ngày 30 phút giao tiếp với người quen, đồng nghiệp đảm bảo kỹ năng giao tiếp của bạn sẽ ngày một hoàn thiện.

Muốn giao tiếp có hiệu quả, người giao tiếp phải xác định rõ mục tiêu, lựa chọn phương thức và phong thái thích hợp. Nếu không có một mục đích rõ ràng, không nên giao tiếp vì sẽ mất thời giờ vào những việc không cần thiết.

Xác định mục tiêu rõ ràng có hai điều lợi lớn. Thứ nhất, đỡ mất thời giờ và hành động có hiệu quả hơn, bởi vì khi đã kê khai được từng điểm  đặc trưng của vấn đề, chia vấn đề khó khăn thành những vấn đề nhỏ để  xử lý thì người giao tiếp sẽ thấy vấn đề không còn quá lớn lao, quá trìu tượng và quá khó giải quyết. Dĩ nhiên, đôi khi cũng phải giải thích minh bạch một số thông tin chi tiết. Điều quan trọng ở đây là sẽ không phí thời gian để  ôm đồm những chi tiết không cần thiết và có thể  khởi sự nhanh hơn khi đã biết chính xác điều cần nhắm tới.

 

Thứ hai, có một mục tiêu chính xác sẽ làm cho thông điệp có hiệu quả hơn, bởi vì hiệu quả giao tiếp gắn liền với sự đáp ứng của cử tọa. Có biết sự đáp ứng như thế nào, người giao tiếp mới yên tâm phát triển  mục đích của mình.

Quá trình đề ra mục tiêu thường bắt đầu với mục tiêu tổng quát tức là sự trình bày rộng về những gì đang làm, hy vọng làm hoặc vấn đề đang tìm cách giải quyết. Thường những mục tiêu này chỉ rõ công việc phải làm, đòi hỏi sự suy nghĩ và cần phải giao tiếp.

Dừng lại ở mục tiêu tổng quát là chưa đủ, phải xác định mục tiêu giao tiếp, xác định rõ ta hy vọng đối tác đáp ứng như thế nào, định lượng tất cả những gì có thể  đo lường được, xác định rõ thời gian.

Hãy xem xét thí dụ sau để  thấy sự khác biệt giữa mục tiêu tổng quát và mục tiêu đặc trưng trong giao tiếp.

Mục tiêu tổng quát: Tổ chức lại việc ban hành văn bản trong cơ quan.

Mục tiêu giao tiếp: Văn bản của các bộ phận chức năng phải tuân theo nội quy đã quy định, qua sự rà soát của nhân viên tư pháp trước khi ban hành. Sau khi xác định được mục tiêu giao tiếp, phải biết lựa chọn phương thức giao tiếp thích hợp.

Có nhiều phương thức giao tiếp, không có phương thức nào "hay" hoặc "dở", có thể  dùng bất cứ phương thức nào cho công tác của chúng ta; điều quan trọng là phải xác định phương thức thích hợp với mục tiêu.

Hãy sử dụng phương thức trình bày hay chỉ dẫn khi: (1) có đủ thông tin cần thiết, (2) có thể  hiểu được thông tin đó không cần có sự giúp đỡ của ai khác và (3) chỉ quan tâm chủ yếu vào việc tìm ra một quyết định hợp lý, rành mạch và nhanh chóng. Thông thường hãy sử dụng phuơng thức bàn bạc và tham gia: (1) cần thêm thông tin, (2) cần ý kiến, quan điểm , sự đánh giá phê bình của người khác, và (3) quan tâm đến cảm nghĩ của những người có liên quan và muốn thực hiện các quyết định có hiệu quả.

Tạo ấn tượng tốt trong giao tiếp trực tiếp là một việc rất quan trọng. Ấn tượng ban đầu thường là diện mạo dễ nhìn và tác phong nhanh nhẹn và tự tin khiến đối tác nghĩ ngay là chúng ta thạo công việc, lành nghề. Như vậy việc đại diện cho công ty để giao tiếp mới dễ dàng thành công.

Để có ấn tượng tốt, chúng ta phải luôn luôn bắt đầu buổi giao tiếp bằng một nụ cười thân thiện. Tất nhiên khi cười thì ánh mắt cũng phải vui vẻ. Đừng cười như người máy. Không được đeo kính râm khi tiếp khách. Đôi mắt là cửa sổ của tâm hồn bị che đậy, sẽ tạo ấn tượng giả tạo, mờ ám khi giao tiếp. Ngoài ra, đeo kính râm trong phòng còn là thái độ bất lịch sự, không tôn trọng người khác, dù cho đó là kính đổi màu cũng không nên đeo. Nếu Bạn không phải là vệ sĩ hay người phụ trách an ninh của Công ty thì đừng đeo kính râm khi tiếp khách.

Lựa chọn phong thái cũng rất cần thiết bởi vì phong thái đã gây ấn tượng cho cử tọa do cảm giác nó truyền ra, tâm trạng mà ta để  lộ. Với tính cách là tâm trạng, phong thái của một người có thể  biến hóa vô cùng tận, từ bình tĩnh tới kích động, từ vui vẻ tới ủ rũ, từ khiêm tốn tới kiêu căng, từ biết ơn tới chua chát v.v... Tuy nhiên, trong giao tiếp, thường ta phải loại trừ những thái cực như cuồng nhiệt hay thịnh nộ.

Không có một quy tắc chặt chẽ, cứng nhắc nào về phong thái cả: phong thái thay đổi theo nhân cách, mỗi người có nhân cách khác nhau. Tuy nhiên, trong quản lý không đơn giản chỉ là biểu lộ nhân cách một cách trọn vẹn nhất bởi vì ta cố gắng đạt một kết quả qua người nghe, nên phải phân tích hậu quả của phong thái giao tiếp của ta đối với họ.

Người giao tiếp có thể có thiện cảm với người này, nghiêm khắc với người khác, giúp đỡ ý kiến trong hoàn cảnh này, xin ý kiến trong hoàn cảnh khác. Phong thái còn thay đổi theo vấn đề và mục tiêu như: nghiêm chỉnh đối với vấn đề này, hài hước đối với vấn đề khác; âu lo hay dửng dưng tùy theo từng chuyện; ra lệnh hay gợi ý để  thực hiện mục tiêu. Vì thế, phải lựa chọn phong thái thích hợp theo tình huống giao tiếp căn cứ theo những biến số (nhân cách, cử tọa, vấn đề và mục tiêu). Ví dụ: muốn làm mọi người hiểu sự cần thiết phải giữ gìn khu vực làm việc sạch sẽ, có thể  áp dụng ba phong thái:

- Chọn giọng điệu nhẹ nhàng: "Chúng ta hãy cùng giúp sức giữ gìn sạch sẽ khu làm việc".

- Chọn giọng điệu theo đúng thủ tục: "Ai vứt rác trong khu vực làm việc sẽ bị trừ điểm thi đua".

- Chọn giọng điệu trung dung: "Để tăng mỹ quan cho cơ quan, chúng ta cùng cộng tác làm sạch khu vực làm việc".

Không có giọng điệu nào trong số đó là đúng hay sai một cách tuyệt đối, tính thích hợp của chúng căn cứ theo sự phân tích tình hình.

Lựa chọn một giọng điệu thích hợp phải cân nhắc như sau:

(1) Chọn giọng điệu căn cứ theo chiến lược giao tiếp (nội dung, cử tọa, thông điệp) không phải chỉ trên cơ sở nhân cách hay thói quen.

(2) Chọn giọng điệu phải trên cơ sở nó tạo âm hưởng ra sao (có kha trương, rỗng tuếch hoặc kẻ cả hay không, người nghe có dễ dàng nhận thấy tâm trạng hay thái độ của ta hay không).

(3) Chọn giọng điệu phải trên cơ sở thái độ tích cực, chứng tỏ tính niềm nở, lòng tôn trọng và thiện chí đối với cử tọa. Tuy không phải luôn luôn tươi cười và đùa cợt nhưng thỉnh thoảng cần sử dụng giọng điệu hài hước để  lôi cuốn và duy trì sự chú ý của cử tọa hay tạo một không khí thư giãn làm cho căng thẳng tiêu tan.

Để bảo đảm thành công khi trò chuyện, hãy nhớ tên người mình vừa tiếp xúc. Họ sẽ rất vui khi được nhớ tên, được để lại ấn tượng tốt trong bạn. Điều này thật khác hẳn với cảnh lúng túng, gãi đầu gãi tai vì không thể nhớ được cái tên cần nhớ.

Ngoài việc nói và đặt câu hỏi, bạn cũng đừng quên nghệ thuật lắng nghe. Nếu có thể, hãy cố gắng hòa hợp những gì bạn đã biết về họ với những thông tin mà họ đang cung cấp. Hãy để họ hoàn tất những gì đang nói dở, đừng vội vàng “lấp vào chỗ trống” bằng những suy nghĩ cá nhân của mình.

Khi tham gia vào một câu chuyện diễn ra từ trước, bạn hãy cẩn thận đừng xen vào giữa họ. Hãy đứng ở ngoài vòng, hướng người đối diện về phía “diễn giả” đang nói. Cuối cùng, khi có một người mời gọi tham dự thì bạn hãy bước vào. Nếu đây là chuyện riêng tư, làm ăn của họ, tốt nhất là bạn không nên xâm phạm vào.

Đừng quên việc tập trung vào tình huống. Giao tiếp với người khác mà đầu óc lơ mơ, nghĩ về những chuyện xa xôi đâu đâu, thì bạn rất dễ làm họ buồn lòng, tủi thân.

(Trích trong sách Nghệ thuật giao tiếp & đàm phán trong kinh doanh - TS. Bùi Quang Xuân. Tr. 80)